埼玉県川越市の初山公認会計士税理士事務所のスタッフブログです。

 2022年1月から改正電子帳簿保存法の施行により、電子保存の義務化がスタートする予定でしたが、システムの導入やワークフローの準備が間に合わない企業などが多い実情を踏まえ、2023年12月末まで2年間猶予規定が設けられました。

 そもそも電子帳簿保存法とは何でしょうか．．．？

電子帳簿保存法は、税務調査のために作られた法律です。税務調査では原則証憑書類は紙での保存が義務付けられております。

しかし近年帳簿の作成は主にパソコンで行われます。パソコンで作成した帳簿などをわざわざ紙にプリントアウトするのが原則でしたが、例外規定として電子帳簿保存法により規定通りに保管等すれば電子データとして保管することが認められることになりました。

その電子帳簿保存法には主に以下の３つのことについて規定されています。

１．電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、パソコンで作成された帳簿（元帳や決算書）などを電子データで保存する方法を規定したものです。

２．スキャナ保存

スキャナ保存とは、領収書、見積書、注文書、請求書、契約書等をスキャナで電子データとして保存する方法を規定したものです。

３．電子取引

電子取引とは、メールやECサイト経由で取得した領収書、見積書、注文書、請求書、契約書等を電子データとして保存する方法を規定したものです。

①、②にを行うにはこれまでは税務署への事前承認が必要であり、かつ、タイムスタンプの付与及び訂正削除できないシステムがなければ電子データとして保存することができませんでした。

しかし、近年の改正により税務署への事前承認が廃止され、タイムスタンプもしくは訂正削除できないシステムのどちらかであればOK となりました。

しかしながら、前述しました通り大原則は紙での保存です。①、②に関してはこれまで通りの紙保存でも問題なく、電子保存はあくまでも希望者のみとなります。

 一方、③に関してですが、電子取引はそもそものやり取りが電子データでのやり取りなので電子取引の策定初からデータでの保存が原則でした。

しかしながら策定当初において全ての事業者での対応が難しいので例外的に紙での保存が認められてました。電子取引について紙で保存していたのは例外的に認めらていたからです。

それが今回の改正で2022年1月から電子取引に関しては紙での保存が廃止され、原則通り電子データので保存が義務付けられた訳です。

 電子取引は前述しましたが、Amazon・楽天等のEC サイトで買い物した時にもらうデータの領収書や通信・ソフトウェア等のネットサービスでもらうデータの領収書、メール添付で受け渡しなどを行う請求書・注文書・契約書・領収書が当てはまります。

上記の取引については電子データでの保存が必要となります。

 では、具体的に何をすれば良いのか？

パターンは大きく分けて３つあります。

 ① タイムスタンプ付与 ＋ 検索（年月日・金額・取引先）できるシステムにすること

 ② 改変できないシステム（改変できても削除・訂正記録が残る）＋　検索できるシステムにすること

 ③ 事務処理規定の作成・運用 ＋ 検索できるシステムにすること

 なお、①のタイムスタンプや②の改変できないシステムはシステムが高価ですので中小企業や個人事業主の９割は恐らく③になるかと思います。

事務処理規定については国税庁でサンプルが公表されているため、基本的にはサンプルを真似て記載することができます。

問題は検索できるシステムを準備することですが、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」では、PDFなどの電子ファイルのファイル名に規則性をもって内容を表示することや、「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する方法。または牽引簿を作成し、牽引簿を使用して請求書等のデータ等を検索する方法などが紹介されております。

弊所では提供しております会計ソフトにクラウド上で電子データを保存することができるシステムがあり、かつ、検索機能も備わっておりますため、上記③での運用が容易に可能です。

 改正電子帳簿保存法の取り組みについてお悩みの方は是非初山公認会計士税理士事務所へご相談ください。